1. 一般性介绍及单据输入
项目我们分项目组和项目两种，项目组下面可以再分项目组和项目，类似于科目的分级。 项目资料是用于“核算项目”这个分类核算功能的。我们系统无论是会计帐务系统还是进销存系统都允许你对部门核算和项目核算同时进行。核算项目不一定是工程项目，其实可以把项目核算看作了另外一种数据分类统计分析的方式。
1. 一般性介绍及单据输入进销存系统我们采用了独有的单界面设计，也就是把所有资料都在一个界面显示，以方便输入单据的时候使用拖放来代替键盘输入。 进销存可以和会计帐务系统、往来核算系统、出纳系统关联使用。我们先介绍不关联的情况下的基本操作，再介绍模块关联使用情况下的操作。
使用进销存模块前，请先阅读往来单位资料、货品物料资料、仓库资料的设置方法。 我们的进销存系统的设计思想很简单：货物流向只有进或者出。把握了货品的流向就把握了整个进销存系统。货品的流动体现为具体的业务单据，例如，销售的时候我们使用销售单，生产领料的时候使用领料单等等，所有的业务过程都是以业务单据为根本的构成和核算要素。因此，一些复杂的业务我们也分解为“进”和“出”的组合，例如，调拨单（从一个仓库调拨货物到另外一个仓库）我们可以看作是先“出”仓后“进”仓，这样我们需要两张单据：调出单和入库单，当然，为了简化操作人员的操作过程，系统会自动生成入库单而已，但是在系统中体现还是有两张单据的。理解这个设计思想有利于您更好的灵活运用我们的进销存系统。
进销存的总体界面请看下图：
我们可以看到界面中的左边部分是我们上面几个章节介绍的仓库、货品物料资料管理的内容。 右上部分是我们上几个章节介绍的往来单位资料的管理内容。
中右下方的灰色区域我们叫做单据区，你的所有的业务单据（采购、销售、领料）等等都在这里管理，点击单据输入框后面的“。。。”按钮可以选择各种单据，随后的是单据的样式。
单据样式我们分为：普通发票、专用发票、收购发票、收据等，这里要说明的是：单据样式只是输入格式的不同，方便你进行输入而已，并不影响你的数据本身的计算。例如，就算你选择了收据样式，你同样可以在单据明细输入时输入货品的税率。同样地，就算你选择了增值税样式，如果你税率输入是0%，那实际上和收据样式效果是一样的。有一种情况值得你注意的是：开始你选择了增值税的样式，单据的内容自然会为货品添加17%的税点，后来你又更改为了收据的输入样式，系统可能仍然保留这个税点，因此，你必须留意单价和合计是否包含了税点，以免单价包含了税点而得到不是你想要的计算结果。
开单的时候选择一种单据（如销售的时候选择销售单），系统一般会自动选择一种单据样式让你进行输入，你可以按需要更改单据样式。选择或者输入单据的日期（单号是自动的），选择仓库，输入单据的明细内容，保存就可以了。
在我们的独特设计中，我们用鼠标的拖拉动作来代替你的输入：
● 输入往来单位时，你可以先在右上方的往来单位列表中选择一个往来单位，按住鼠标左键，拖到往来单位输入框，松开鼠标左键，你就可以看到往来单位已经被“拖进来”了。
● 输入单据里的货品时，你可以先在左边选择你要输入的货品，按住鼠标左键，拖到单据表格位置，松开鼠标左键，货品就“拖进”单据里了，有点像“抓药”，像要什么，就“抓”什么。你随后改个数量和单价就可以了。 如果你不使用我们的拖到，使用输入代码的方式输入也可以。
单据工具条：
单据录入技巧：
当货品数量为零的时候，我们在单据保存的时候会自动删除该行数据。
使用拖放的方式更为简便好用
注意保存按钮里面的下拉三角里面有一个使用习惯（保存后立即新建），调整这个习惯也能大大方便的单据录入操作。
单击行头，选中整行，按键盘的Del或者Delete键可以删除整行。
核算部门和核算项目如果某些单据必须输入，你可以通过设置智能提示来提醒输入。设置功能请看进销存系统设置的相关说明。
实收实付金额是用于销售或者采购的时候立即支付时候用的（也就是“现金”采购或者“现金”销售）。 如果业务发生的时候还没有收到（或支付）货款，可以不输入。如果收到（或支付）部分货款，也可以输入这部分金额，其他的会作为应收（或者应付）核算。
调拨（或者转库、调库）可以使用我们的调拨单，默认情况下这种单据是不显示的，你可以点击单据输入框右边的“。。。”按钮，在弹出菜单中单击“设置业务单据类型”，从而启用调拨单。 直拨单也可以用这种方法启用。注意直拨的意思是：采购后的货品不进仓库，直接拨到领料车间进 入生产，相当于采购＋领用两步做一步走。 相应地，调拨和直拨会由系统自动生成第二步的单据（调拨会生成调拨转入单，直拨会生成直拨领料单），这些单据的单号都会以“+”号开头，以便于区分。
2. 进销存数据初始化
进销存的期初库存数你可以使用“初始化进仓单”的输入到计算机系统中。注意把单据的日期调前一天。
例如：我们准备在2004年9月1日使用进销存模块来进行管理，我们需要在2004年8月31日最后的盘点数。使用初始化进仓单（其他的进库单也可以），把单据日期设置为2004年8月31日，输入盘点数据。 你可以做一张单据一次输入，也可以分开多张单据分多次输入。如果你的货品种类繁多，你可以分次来输入，而不需要一次输入完毕。
特别注意：
任何一种货品在第一次“出”之前，必须先有库存金额。否则，库存的成本核算永远不会正确。 我们所指的是第一次不允许负数出库，在以后出现负数出库是允许的。这样做的目的实际上是让计算机知道你的货品价值作为参考。例如，客户需要购买电视机10台，如果我们刚刚使用这个系统，库存里面根本还没有电视机，我们就开单销售10台，会导致库存金额立即变成负数，同时销售的成本也会变成零成本，毛利变成了销售货款。但是，如果我们先“进”1台（假设价格1000元），那么我们系统就会认为这种货品的成本大概就是1000，这个时候你销售10台，或者一万台导致库存是负数都没有关系，以后继续开单都没有关系。请注意，第一次必须先告诉系统，库存价值是多少。除非你使用的每月一次加权平均法，并且该月有进也有出才不受限制。
3. 特殊单据操作
◆ 冲红单
冲红单可以用以下三种方式：
A. 输入一张新单据，数量输入为负数
B. 找到原来的单据直接删除
C. 找到原来的单据，点击单据工具条[保存]按钮旁边的下拉三角，点击另存为冲红单据。
我们不建议你使用A和B的操作，因为可能影响成本核算，请尽量使用方法C
◆ 销售退货 和冲红单类似，但是销售退货对成本核算有更大的影响。我们可以分情况对待：
a. 如果是整单退货，可以使用冲红单中的B和C方法
b. 如果不是整单退货，请使用销售退货单，请尽量输入对应的单号（原来的销售单单号），以便系统找到原来的销售单据，把成本和销售往来款同时冲平。当然，如果无法知道对应的销售单单号，可以不输入对应单号，这样会成本变动（一般会导致库存商品价值增加，以后的毛利减少。）
◆ 单据模板 和凭证模板相类似，你可以把一些常用的单据存为模板，以后在需要的时候调入，只要改一个数量就可以了，而不需要输入单据明细，加快输入效率。
◆ 组装和拆卸
使用这个功能你需要定义的产品构成关系，比如：电脑 应该是 主机、显示器、键盘、鼠标等构成的。
◆ 从其他单据的数据引入
你可以把另外一张单据的内容导入并另存为一张新单据。
◆ 调拨和直拨
调拨---从一个仓库调拨到另外一个仓库 可以看作分两步走：先从一个仓库调出，再从另外一个仓库调入 后者又计算机自动生成。 涉及单据：TS 调拨单 +TS 调拨转入单
采购直拨---采购后直接把货品划拨到车间（或者生产部门、场地）直接耗用，不仓储。 可以看作分两步走：先采购，再领料 后者又计算机自动生成。 涉及单据：CZ 采购直拨单 +CZ 直拨领用单
◆ 费用计算入成本
在某企业的应用中，有些时候会碰到运输费用或者加工费用需要计算入成本的问题。
这种情况下可以设置如下： 先调整单据的输入样式，以便你可以输入费用：
调整单据类型设置，如果你需要费用核算为成本的话：（如果费用不核算为成本可以不设置）
◆ 异价调拨
我们先看看异价调拨，举个例子，我们采购的某些货品不需要进库，直接就销售出去了，中间不存仓。为了加快我们业务处理速度，我们希望开一张单，单据包含了采购和调拨出去（实际是销售出去）两种单价：
A． 增加一种单据，例如CX 采购直销单, 这个作为采购
B． 后续单据+CX 要稍做修改，这个作为销售
C． 更改输入样式，以便输入调拨销售单价
◆ 调拨到外协加工或者外拨到运输企业
有些企业 需要外协加工，而且调拨材料给外协厂的时候不是消耗多少就调拨多少，而是先调拨一批比较多的数量给外加工厂，外加工厂再分次分批慢慢消耗。这个时候就会出现外加工厂会存一些材料的情况，我们可以增加一个仓库：外协仓，这个仓库可以认为是虚拟的。然后利用以下设置的调拨单据来核算：
A． 增加一种单据，例如WD 外协调拨单
B． 修改 +WD 后续单据，让它核算往来
C． 单据输入样式基本不用调整，用收据样式就可以了
◆ 外加工入库，物料转换/转性
A． 增加外加工入库单
B． 修改后续单据+ZB
C． 修改单据样式
D． 结合核算费用的例子可以同时核算加工费
4. 进销存的权限管理说明
我们的权限可以控制到某一个仓库、货品物料的第一级分类、往来单位的第一级分类。因此我们建议你先设置好仓库、往来单位、货品物料等基础资料，特别是要设置好第一级分类，然后再设置权限。注意如果你更改了货品物料或者是往来单位的一级分类，请重新设置权限。
按照我们了解到的进销存使用经验中，除了一般的权限设置外，进销存的权限有两个方面是比较关注的： 4．1 开单后需要有人来审核，审核后不可以再修改，没有审核的单据允许修改 要实现这种管理方式，请按下图设置进销存系统。
审核或者取消审核的时候请参考下图的操作：
4．2 仓库开单，我们不希望仓管员（或其他操作员）看到单价，只允许她（他）看到和输入数量。
这个设置出现在2004.9.30后的版本中。
建议：销售单由销售部门开，采购单由采购部门开。领料等由仓库开。
5. 成本核算方法的选择
我们系统提供了移动加权平均法和全月一次加权平均法，一般来说，商业请选择移动加权平均法，工业请选择全月一次加权平均法。以后的版本我们还会提供更多的核算方法：如先进先出法、计划单价法等。
核算方法可以变换，但是建议你确定后就不要再更改，更改核算方法后需要在进销存系统的报表功能中点击重新核算成本（重新核算时，时间区间要尽量拉阔）。
6. 设置智能提示
你可以设置系统在开单的时候，提示你库存的数量情况，还可以让系统提示你某种货品的库存单价、上次最高或者最低出入库价等信息。
在开单的时候点击单价表格旁边的下拉三角可以看到你需要提示的单价。
很多时候，我们需要核算部门（如，销售单我们要核算每个销售人员的销售额），但是有可能开单的时候忘记输入了，导致核算不正确，这样你就需要设置辅助核算的智能提示功能。
如果你设置了销售单必须输入部门，在销售单据输入的时候，核算部门输入框会变成黄色：
如果你没有输入部门，保存的时候将提示你必须输入部门才能保存。
7. 和会计系统关联使用
我们可以设置进销存系统的单据自动生成凭证，而且还可以设置凭证的样式。 一般，其他软件的设置是一张业务单据生成一张凭证的，这样导致的直接后果就是会计凭证非常多，难于管理和核对。例如，1000帐出库单就要有1000帐会计凭证，这样会计的核对审核工作量会成几倍的增加，严重影响工作效率。我们不提倡一张业务单据对应一张凭证的方式。
我们的系统提供了三种对应方式：
◆ 一张业务单据对应一张凭证（不推荐）
◆ 多张业务单据自动汇总对应一张凭证，一个往来单位对应一行分录
◆ 多张业务单据自动汇总对应一张凭证，一张单据对应一行分录 设置过程请看下图：
第一步：先设置往来科目
第二步：设置每一种单据对应的会计凭证的样式：
当你进行关联设置的时候，请你注意：
1).应收应付等往来科目 不需要设置 明细科目， 而是设置它们的往来核算属性 设置方法：参考第一步，或者按以下顺序操作：科目设置→修改科目→往来核算科目（按钮）→在需要的科目前打勾
2).在进销存 的 系统设置里面 设置关联的 凭证样式。 注意：销售业务我们都是先进入应收帐款科目的。 采购业务我们都是先进入应付帐款科目的。
例如 销售单 样式：
借 应收帐款科目 = 价税合计 （注意不要使用现金或者银行存款等其他科目）
贷 主营业务收入科目 = 货款
贷 应交税金科目 = 税金
系统会自动按照往来客户明细来做凭证
凭证分录会是这样的：
借 应收帐款-A客户 XXXX元
借 应收帐款-B客户 XXXX元 借 应收帐款-...... XXXX元
贷 主营业务收入 XXXX元
贷 应交税金 XXXX元 (如果没有税金，这个分录不会出现)
如果是现金销售，还会有这样的分录：
贷 应收帐款-A客户 XXXX元
借 现金 XXXX元
3).库存商品和产成品等科目在关联使用的时候也不需要设置二级科目。
4).特别地:
采购直拨单 我们设计的时候是认为采购直拨单是分两步的：
A。采购
B。领用
也就是采购直拨单＝先采购(CZ)再领用(+CZ) +CZ就是系统自动生成的直拨领用单，所以当你要设置采购直拨单的关联凭证的时候， 你需要设置 CZ 采购直拨单和 +CZ 直拨领用单的凭证样式，把CZ作为采购来设置， 把+CZ作为领用来设置。
8. 和往来系统关联使用
强烈建议你成功设置了和会计系统关联后再设置和使用本功能。 当我们有销售或者采购业务的时候，必然涉及应收应付业务，必然有应收应付款，如果我们需要对往来款情况进行跟踪的时候，我们需要进销存和往来核算系统关联。
你可以依下图建立自动的关联：
我们不建议自动的关联，我们更提倡在往来系统手工导入的方式。 具体的操作和说明可以看我们往来核销系统的相关介绍。
9. 和出纳系统关联使用
强烈建议你成功设置了和会计系统关联后再设置和使用本功能。 当我们有销售或者采购业务的时候，可能涉及现金销售和采购业务，这个时候我们可以把发生的“现金”自动反映到出纳系统。 你可以依往来关联类似的方式设置和出纳系统的关联。 你可能要避免在实际操作中进行重复循环的导入。 具体的操作和说明可以看我们出纳系统的相关介绍。
10. 进销存系统其他说明
A.自定义字段、栏目
B.自定义输入单据样式
C.增加自定义的业务单据
11. 报表的调整（小窍门）
我们允许你对某些报表进行重新设计，以便更加符合你的要求：
一般建议你把不需要的列隐藏（不要删除），你可以重新定义各列的宽度等。